Конфиденциальные документы регистрируются

Начало обеспечения безопасности информации в фирме В предыдущей статье было отмечено, что правильная организация конфиденциального делопроизводства в фирме является составной частью комплексного обеспечения безопасности информации имеет важное значение в достижении цели ее защиты. Как известно, специалисты, занимающиеся в области информационной безопасности утверждают, что порядка 80% конфиденциальной информации находится в документах делопроизводства. Поэтому вопросы конфиденциального документооборота в фирме несомненно играют важную роль в достижении ею экономических успехов. В данной статье даны некоторые рекомендации, позволяющие конфиденциальные документы регистрируются работу в фирме с конфиденциальными документами. Всю информацию в фирме организации можно разделить на две большие группы: открытую; с ограниченным доступом. В свою очередь информация с ограниченным доступом Рис. А, следовательно, и документы, содержащие ту или иную информацию подразделяются на секретные и конфиденциальные. Причем, секретные документы могут быть с грифом «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности». Конфиденциальные документы регистрируются документы соответственно с грифами «Коммерческая тайна», «Банковская тайна» и т. В настоящее время видов конфиденциальной информации а, следовательно, и возможных грифованных документов насчитывается более 30. Что в целом не создает благоприятной атмосферы в смысле обеспечения их безопасности. По этой причине количество видов конфиденциальной информации в перспективе, надо полагать, уменьшится. Каждый вид конфиденциальных документов имеет реквизиты. По своей природе Рис. Виды конфиденциальных документов Правила оформления реквизитов регламентированы ГОСТом «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Конфиденциальные документы, содержащие коммерческую тайну, должны иметь гриф ограничения доступа к документу. Он располагается в правом верхнем углу, например: коммерческая тайна или сокращенно КТ. Дополняется гриф номером экземпляра, например, экз. Конфиденциальные документы должны обрабатываться в конфиденциальном делопроизводстве фирмы, либо в общем делопроизводстве, специально назначенным должностным лицом, ответственным за конфиденциальные документы. Конфиденциальные документы должны храниться в отдельном помещении в запираемых и опечатываемых шкафах. Допускается хранение конфиденциальных документов в общем делопроизводстве. Но обязательно они должны находиться отдельно от других дел делопроизводства. В зависимости от назначения конфиденциальные документы подразделяются на: входящие; исходящие; внутренние. Прием входящих конфиденциальных документов рис. Порядок работы с входящими конфиденциальными документами При этом проверяется: количество листов; количество экземпляров; наличие приложений если они указаны в сопроводительном письме. В случае отсутствия в пакете конверте некоторых перечисленных документов — составляется акт в 2-х экземплярах. Один экземпляр акта отправляется в адрес отправителя. Регистрация конфиденциальных документов производится в журналах регистрации рис. Журнал регистрации входящих конфиденциальных документов На каждом зарегистрированном документе должен проставляться штамп, в котором указывается: наименование; конфиденциальные документы регистрируются номер; дата поступления. После регистрации документы передаются руководству фирмы для принятия решения. Руководитель после рассмотрения документа определяет исполнителя и дает указания по конфиденциальные документы регистрируются документа. Эти указания оформляются конфиденциальные документы регистрируются самом документе в виде резолюции. С резолюцией руководителя конфиденциальный документ передается исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих конфиденциальных документов рис. По завершении работы над документом на нем проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После чего документ сотрудником конфиденциального делопроизводства подшивается в дело. Решение о дальнейшем использовании конфиденциального документа определяется его значением и практической ценностью. В зависимости от конфиденциальные документы регистрируются конфиденциальные документы могут: использоваться в дальнейшем; передаваться в архив на хранение; уничтожаться. Все эти действия должны выполняться с соблюдением требований к конфиденциальным документам. Работа с конфиденциальными исходящими документами включает следующие этапы рис. Порядок конфиденциальные документы регистрируются с конфиденциальными исходящими документами Проект исходящего конфиденциальные документы регистрируются документа разрабатывается исполнителем документа в 2-х экземплярах и по необходимости согласовывается с другими специалистами фирмы. Далее проект документа предоставляется на подпись руководителю фирмы. После подписания документа, он регистрируется сотрудником конфиденциального делопроизводства в конфиденциальные документы регистрируются карточке регистрации исходящих конфиденциальных документов. Рассылка конфиденциальных документов осуществляется согласно подписанных руководителем списков с обязательным указанием учетных номеров отправленных документов. Порядок работы с конфиденциальными внутренними документами показан на рис. Порядок конфиденциальные документы регистрируются с конфиденциальными внутренними документами Выдача и возврат конфиденциальных документов должны своевременно отражаться в журнале учета и выдачи конфиденциальных документов рис. Журнал учета выдачи конфиденциальных документов При конфиденциальные документы регистрируются конфиденциального документа сотрудник должен сверить номер полученного документа с его номером в журнале, проверить количество листов и расписаться за полученный документ. При возврате конфиденциального документа сотрудник конфиденциального делопроизводства должен сверить номер этого документа с номером в журнале, проверить количество листов документа и в присутствии сотрудника, возвращающего документ поставить в журнале в соответствующей графе свою подпись и дату возврата документа. Все дела с конфиденциальными документами и журналы их учета вносятся в номенклатуру дел фирмы. По окончании каждого года руководителем фирмы создается комиссия, которая должна: проверить наличие конфиденциальных документов; определить конфиденциальные документы для архивного хранения; определить конфиденциальные документы, подлежащие уничтожению. Архивное хранение конфиденциальных документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ посторонних лиц. На конфиденциальные документы, отобранные к уничтожению комиссией, составляет акт. Акт утверждается руководителем фирмы. В случае утери конфиденциального документа конфиденциальные документы регистрируются фирмы создается комиссия, которая проводит расследование по факту утраты данного документа. По результатам работы комиссии руководителем фирмы принимается решение о привлечении к ответственности лиц виновных в утрате конфиденциального документа. Таким образом, представленный в конфиденциальные документы регистрируются материал в очень сокращенном виде дает некоторые рекомендации по организации конфиденциального делопроизводства в фирме, что конфиденциальные документы регистрируются поможет сотрудникам службы безопасности в конфиденциальные документы регистрируются безопасности конфиденциальной информации в целом в фирме.

Также смотрите:

Комментарии:
  • Ната Диденко

    28.12.2015

    Примерный образец Приглашение входящий документ НПО "Книжный дом" Директору ул. Предусмотрено, что одновременно с данной инструкцией в фирме разработаны и утверждены: Перечень сведений, составляющих тайну фирмы, Перечень конфиденциальных документов фирмы, Положение о системе доступа персонала к конфиденциальным сведениям, документам, базам данных и изделиям, технологическая документация по комплексной защите информации в фирме. В связи с этим возникает необходимость учета карточек и ведения с этой целью специальной учетной формы.